2022年1月から施行される「改正電子帳簿保存法」によって、より帳簿書類の電子化が進もうとしていますが法律に関する部分も絡んでいくこともあり、「あまりよくわからない」といったお声をうかがっております。そこで本ページでは電子帳簿保存法改正のポイントと対応システムの機能要件などをまとめましたのでご覧ください。
もくじ
電子帳簿保存法とは
正式名称「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」のことです。この国税関係帳簿書類とは、国税関係帳簿及び国税関係書類の総称であり、法人税法、所得税法などの国税に関する法律において、保存義務者が納税地にて備付け及び保存が必要です。これらの書類に関しては、現物を保管するコスト・セキュリティ面のリスクがある一方で、働き方改革の推進を妨げていることからこれらの書類を電子化することで上記の課題を解決することができます。
電子帳簿保存法の区分としては以下の3つが挙げられます
- 電子帳簿等保存（電子的に作成した帳簿・書類をデータのまま保存）
- 書類のスキャナ保存（紙で受領・作成した書類を電子データで保存）
- 電子取引のデータ保存（電子的に授受した取引情報をデータで保存）
2022年改正電子帳簿保存法におけるポイント
2022年1月施行の法改正におけるポイントをそれぞれの保存方法から見ていきます。
■電子帳簿等保存
- 税務署の事前承認制度の不要化
これまで、電子的に作成した国税関係帳簿を電磁的記録により保存する場合には、事前に税務署の承認が必要でしたが、今後は承認なしでできるようになりました。
■書類のスキャナ保存
- 税務署の事前承認制度の不要化
上記と同様に、電子的に作成した国税関係帳簿を電磁的記録により保存する場合には、事前に税務署の承認が必要でしたが、今後は承認なしでできるようになりました。
- タイムスタンプ要件の緩和
従来までタイムスタンプの要件はかなりシビアなものでしたが、その要件が緩和されます。スキャンのタイミングが「3営業日以内」だったものが「約2か月以内」であれば可になるなどの大幅な緩和になりました。また、タイムスタンプ要件は画像データの訂正・削除の履歴が残るシステムを利用することで代替可能となりました。
- 事務処理の定期検査や相互牽制等が不要化
担当者１人でデータ化し書類を管理することができるようになりました。
■電子取引のデータ保存
- タイムスタンプ要件の緩和
書類のスキャナ保存と同様に、従来までタイムスタンプの要件はかなりシビアなものでしたが、その要件が緩和されます。スキャンのタイミングが「3営業日以内」だったものが「約2か月以内」であれば可になるなどの大幅な緩和になりました。
- 電子取引データ保存の義務付け
特に注意すべき点が電子保存を義務づけられている点です。従来の運用では電子取引、例えばメールで送られてきた「契約書」「見積書」などのPDFファイルを紙で保存している、等の運用をしてきた企業も多いと思います。しかし今回の改正で電子取引に関するデータを紙に印刷したものは原本として扱えないこととなりました。本件改正法で最も業務フローに影響を及ぼすものといえます。
■罰則規定
スキャナ保存や電子取引データの改ざん等で不正が発覚した際の罰則規定が明記されました。（重加算税が10％加重されるようになります）
法改正に対応するために
昨今のコロナ禍において働き方改革が大きく進むことになった一方で帳簿書類に関しては紙のまま運用するといったずれが生じており、この改正を機に本格的に電子帳簿保存法に対応しようとしている企業も多いと思います。しかし、上記でも挙げたように懲罰規定が存在する以上、よりコンプライアンスを重視する必要があります。さらに、きちんと法整備に対応したシステムを構築する必要があるため、きちんと下記のような機能要件を押さえておくべき必要があります。
真実性の確保
- 入力期限の制限
受け取りから約2か月までを期限とする
- 一定水準以上の解像度
解像度が200dpi以上、24ビッドカラー（ ＲＧＢ各２５６階調）以上
- バージョン/ログ管理
記録の訂正・削除を行った場合や入力履歴等その事実と内容を確認できるもの
- タイムスタンプ
タイムスタンプ利用のためには下記が必要
①インターネット環境
②タイムスタンプが付与できるシステム
③時刻配信局による時刻からタイムスタンプを配布する時刻認証局※との契約
※一般財団法人日本データ通信協会の認定事業者でなければなりません。
可視性の確保
- 帳簿との相互関連性の確保
電子化した帳簿の記録事項とその帳簿に関連するほかの帳簿の記録事項との間において、相互にその関連性を確認できるもの
- 検索機能の確保
①「取引年月日」「取引金額」「取引先名称」の最低3項目
②日付または金額の範囲指定により検索できること
③二つ以上の任意の記録項目を組み合わせた条件により検索できること
※ 保存義務者が、税務職員による質問検査権に基づく電磁的記録のダウンロードの求めに応じることができるようにしている場合には、検索要件のうち②③の要件が不要となります。
- モニター/説明書等の備え付け
電子帳簿保存法のまとめ
以上のとおり、今回の電子帳簿保存法改正によって多くの影響があることがわかりました。さらには今回の法改正によって罰則規定が設けられ、よりコンプライアンス重視の運用をする必要が出てきました。
弊社ではクラウドサービスの導入によって電子帳簿保存法に対応することができ、さらには業務時間効率化を達成することができました。本システムの自社導入事例につきましては下記バナーからダウンロードすることができます。
大江 祐慈
株式会社リンクレア
マーケティング統括本部 デジタルマーケティング室
リンクレアに営業として入社後、2年目からデジタルマーケティングを担当する。
お客様に寄り添えるように日々努力、日々感謝をモットーに活動。馬が好き。